Avantages pour les secrétaires

Voici les avantages pour les secrétaires, les assistant(e)s de direction et les assistants lorsqu’ils travaillent avec OurMeeting.

1 – Tout votre travail depuis le tableau synoptique de réunion

Les secrétariats font et gèrent les réunions depuis leur tableau de réunion en ligne. L’avantage est que vous avez un contrôle maximum de toutes les variables : participants, ordres du jour, pièces, points d’action et décisions. Qu’il s’agisse pour vous d’accompagner une petite équipe qui se réunit régulièrement ou de gérer un processus complexe composé de plusieurs commissions et organes consultatifs, vous exercez un excellent contrôle grâce à l’OurMeeting Management Dashboard (tableau de bord de gestion d’OurMeeting).

2 – Création et modification aisée des ordres du jour

La création et la modification d’ordres du jour sont extrêmement simples. Vous pouvez apporter des modifications jusqu’au tout dernier moment avant le début effectif de la réunion. Vous pouvez créer très facilement plusieurs ordres du jour à l’avance. Tout est fait pour que vous puissiez éviter le plus possible de travail inutile.

3 – Partage des pièces pour différents groupes cibles en un tour de main

Grâce aux nombreuses possibilités de répartition des participants en plusieurs catégories, vous pouvez également distribuer les pièces très facilement parmi différents groupes cibles.

4 – Gestion aisée des points d’action et des rapports

Une réunion sans bons points d’action et sans bonne administration des décisions n’est pas très efficace. Dans l’OurMeeting Dashboard, vous avez un contrôle maximum des points d’action et de leur attribution aux participants à la réunion. Un président peut vous confier la surveillance du suivi sans souci. Avec OurMeeting, vous contrôlez le tout aisément.

5 – Intégration à d’autres logiciels

OurMeeting se connecte sans problème à SharePoint, Corsa, Decos et autres systèmes de gestion de documents. Cela évite bien du travail inutile. Les notes apportées par les participants à la réunion peuvent s’ajouter facilement au dossier du point de l’ordre du jour concerné.

6 – Archives disponibles en quelques clics

Les notes prises il y a trois réunions sont à portée de main, même si vous faites une réunion avec papier. Mais s’il s’agit d’une décision d’il y a trois ans… ? Avec OurMeeting, vous constituez des archives digitales qui sont totalement disponibles lors de la réunion en cours. Vous ne serez donc plus jamais confronté à un problème du genre: «hé… qu’avions-nous dit cette fois-là déjà?»