La réunion du futur a déjà commencé

Pendant des décennies, nous avons fait des réunions pratiquement de la même manière. Un groupe de personnes sélectionnées à l’avance avec un thermos de café. Se réunissant à propos d’un ordre du jour fixé à l’avance, dans un lieu central à une heure décidée à l’avance. Mais les réunions se sont mises à changer au cours des dernières années. Sous le terme «réunion sans papier», se cache une révolution silencieuse. Sans que tout le monde ne s’en rende compte, la réunion du futur a déjà commencé.

Je me rappelle encore comment je m’en suis rendu compte, lorsque j’ai eu la première liseuse numérique en main en 2003, que cet appareil aurait un gros impact sur les réunions. En attendant, je sais que cet impact va bien plus loin que ce que j’avais imaginé. Je vais vous expliquer pourquoi.

Evolution rapide

Comme c’est souvent arrivé au cours des 30 dernières années, vous voyez qu’une révolution silencieuse se produit aussi pour le thème de «réunion sans papier», ou si vous préférez une «évolution rapide», et nous n’en sommes encore qu’au début. La réunion du futur est totalement différente de celle d’hier.

C’est pour cela qu’il est bon de savoir ce que l’on entend vraiment par réunion sans papier. La réunion sans papier est en fait devenue un terme entré dans l’usage qui nous déstabilise quelque peu. L’accent est plutôt mis sur «sans papier», ce qui réduit l’intérêt à l’économie de papier. C’est bien sûr aujourd’hui un thème essentiel. Une économie de papier signifie moins d’arbres abattus et donc moins d’émission de CO2. C’est très important ! (Nous voulons vraiment rendre l’économie de papier visible, regardez ici.)

Toutefois, en ce qui nous concerne, la réunion sans papier est fondamentalement une nouvelle manière de faire une réunion, servant à avoir une bonne prise de décision.

Nous faisons déjà des réunions sans papier, plus ou moins…

Nous parlons encore une fois des gens qui disent «nous faisons déjà des réunions sans papier». Ce qu’ils veulent dire c’est qu’ils envoient l’ordre du jour, les procès-verbaux et les documents de la réunion par email. Avec un peu de bonne volonté, on pourrait également appeler cela «une réunion sans papier», bien que de nombreux participants cherchent encore l’imprimante.

Mais en ce qui nous concerne, la réunion sans papier est une solution intégrée dans laquelle on reprend l’ensemble du processus de réunion : planning, préparation, discussion, prise de décision, communication, suivi et archivage (digital).

La réunion du futur en 3 phases

Vous pouvez diviser la réunion sans papier en trois phases environ.

Phase 1 – automatiser – répartir

La première phase est l’automatisation du processus de réunion. Les participants à la réunion reçoivent un iPad avec une appli. Dans celle-ci, on retrouve l’ordre du jour et tous les documents afférents. Cela évite les dossiers volumineux, empêche la confusion entre différentes versions de documents, épargne au secrétariat un travail abrutissant et permet un gain de temps appréciable pour de nombreux participants.
Maintenant que les thèmes de la sécurité et de la gestion des appareils mobiles ont bien été réglés, de nombreuses organisations sont en train de passer à la première étape. L’automatisation de leur processus de réunion.

Phase 2 – intégrer – aujourd’hui

La deuxième étape est l’intégration de l’environnement direct. En soi, une réunion n’est pas un processus distinct. C’est une partie d’un processus plus large dans lequel la réunion sert à la prise de décision sur des informations provenant de systèmes actuels qui doivent encore poursuivre un long chemin après la réunion. Dans l’organisation, mais parfois aussi en dehors de celle-ci.
La deuxième phase de la réunion sans papier est donc également le processus d’intégration dans les organisations.
La solution de réunion sans papier est associée aux Document Management Systems (DMS), Systèmes de Suivi de Dossiers ou Enterprise Resource Platforms (ERP).

Nasse

L’association aux systèmes environnants fait de la réunion sans papier un succès. Ou pas. Car de nombreuses organisations, qui ont à présent franchi le pas, sont tombées dans la nasse des plateformes mises sur pied par les différents fournisseurs. La solution de réunion choisie semble être un système autonome, qui se connecte avec le reste de l’environnement TI avec beaucoup de travail manuel.
Pour les organisations qui envisagent aujourd’hui de passer à la réunion sans papier, les grands défis se situent au niveau de l’intégration. Il convient de faire le bon choix. Il faut tirer le bon grain de l’ivraie. Toutefois, la bonne question à se poser n’est pas «quel est le bon choix pour maintenant», mais «quel est le bon choix pour plus tard».

Phase 3 – Transformer – futur

La question épineuse est donc : où est-ce que la réunion sans papier va me mener ? En ce qui me concerne, la direction est très évidente, mais nous allons en découvrir le contenu exact avec nos clients.

Découplage de l’heure et du lieu

Autrefois, l’heure et le lieu étaient fixés à l’avance. La réunion ne commençait pas avant que le président n’ait abattu son marteau de président (physique ou pas). Les ordres du jour et les documents devaient également avoir été envoyés longtemps à l’avance.
Grâce aux possibilités de communication intégrée, le découplage de l’heure et du lieu est un fait. Dans une bonne solution, un participant qui place une remarque sur l’un des points de la réunion la partage avec les autres participants. Une question peut par exemple être facilement renvoyée (avec la bonne solution pv) dans l’organisation. Donc la réunion commence en fait bien avant que le marteau du président ne soit abattu. Dès que le secrétariat envoie les pièces, l’échange d’idées et de questions commence. De cette manière, l’ordre du jour peut être grossi de points à trancher bien avant la réunion.
L’ajout d’un participant externe à une partie de la réunion est également de plus en plus facile grâce aux solutions de réunion sans papier. Eventuellement par média interposé pour que le participant n’ait pas à être présent physiquement.
On peut donc dire que la réunion de demain a déjà commencé. Ou peut-être même la réunion du mois prochain.

Mais ce n’est pourtant que le commencement. Chez OurMeeting, notre promesse n’est pas pour rien «De meilleures décisions en moins de temps». Derrière nos écrans, nous travaillons dur aux étapes suivantes
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Un petit coup d’œil dans la cuisine déjà ?

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