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Connaissez-vous le phénomène Qwerty ? Il est apparu lors du développement de la machine à écrire. La première machine à écrire, développée entre 1860 et 1870, avait un clavier de type piano. Les lettres étaient réparties sur deux rangées par ordre alphabétique, comme un piano avec ses touches noires et blanches. En pratique, la machine se grippait souvent, ce qui ralentissait considérablement la vitesse de frappe. C’est pourquoi le second modèle de machine à écrire (lancée sur le marché par la firme Remmington) était pourvu du célèbre clavier Qwerty.
En éloignant les lettres des combinaisons de lettres (anglaises) souvent employées comme « st » et « th » et en les répartissant sur trois rangées, la machine se grippait moins. Lorsque la machine à écrire a fait son apparition définitive, la répartition QWERTY fut la norme sur toutes les machines à écrire. Plus tard, il fut évident qu’il y avait des répartitions bien meilleures et bien plus efficaces, mais personne n’a encore eu l’énergie de faire autrement.
C’est aussi la même chose avec le terme de «réunion sans papier». C’est devenu un terme entré dans l’usage, mais en réalité c’est trompeur. Le terme de « réunion sans papier » suggère en fait que le but de cette activité est avant tout de bannir la consommation de papier. A présent l’économie de papier à un effet salutaire, mais ce n’est pas de cela qu’il s’agit. Dans ce sens, le terme «réunion sans papier» est un non-sens. Il vaut mieux y avoir quelqu’un à table avec ses papiers devant lui. En ce moment «le gain de temps» est bien plus important. Et je pense que finalement l«l’amélioration de la prise de décision» sera l’effet le plus important.
Dans le développement de la réunion sans papier, vous voyez que l’on consacre beaucoup de temps et d’attention aux secrétariats. C’est logique. Ils passent beaucoup de temps à composer et à envoyer les ordres du jour, les PV et autres pièces de réunion. Le gain de temps est pour eux très pertinent. Pourtant, le gain de temps pour les participants à la réunion et pour le président est encore plus important.
Cela a surtout un rapport avec le coût. Le coût salarial d’une secrétaire est bien plus bas que celui d’un administrateur moyen ou un membre de la direction. Même un petit gain de temps peut faire économiser beaucoup d’argent si le coût par unité de temps est élevé.
Un administrateur ou un directeur qui économise 15 minutes à chaque réunion parce qu’il ne doit pas ouvrir 4 ou 5 emails différents, par exemple pour obtenir toutes les pièces, économise sur une base annuelle beaucoup de temps qu’il peut consacrer de manière bien plus utile.
Quand je demande à des organisations si elles font déjà des réunions sans papier, elles disent souvent «oh, nous le faisons déjà…» En insistant, on apprend qu’elles envoient l’ordre du jour et les documents de manière digitale. La secrétaire fait des annotations sur son ordinateur portable et c’est tout. C’est dommage. Pas seulement pour nous, mais surtout pour cette organisation. Ils sont perdants. Une réunion sans papier véritable comprend bien plus de choses qu’un iPad pour vous fournir les documents.
Pensez aussi aux résultats de la réunion. Dans de nombreux cas, une réunion donne lieu à des décisions. Des décisions sous forme d’actions. Combien de réunions n’y a-t-il pas où ce n’est qu’à la suivante que l’on voit clairement ce que l’on attend des accords passés lors de la précédente? C’est une cause importante de la lenteur et de la torpeur de nombreuses prises de décision.
Une solution de «réunion sans papier» dans laquelle on trouve un bon «suivi des actions» qui peut être par exemple contrôlée en permanence par le président, rend donc le processus total de réunion bien plus efficace. A la place de réunions sans résultats clairs et traçables (où le temps des participants part plus ou moins en fumée) une «réunion sans papier» peut véritablement rendre le temps de réunion efficace.
Nous avons la conviction qu’il existe encore plus de possibilités pour que les réunions en vaillent encore plus la peine. J’y consacrerai régulièrement plusieurs pages à l’avenir dans ce blog. Si vous voulez en savoir plus ou si vous avez des suggestions, n’hésitez pas à me contacter.