Présidents : «soyez plus influents!»

Les présidents doivent vite se réveiller. Ils doivent prendre l’initiative lors de l’acceptation et de l’implémentation des réunions sans papier dans leur organisation. Peut-être est-ce que le terme « réunion sans papier » est trompeur. C’est pourquoi de nombreuses personnes pensent qu’il s’agit surtout de quelque chose pour les secrétaires, pour les fous de gadgets. Je vais vous présenter ci-après une série d’arguments montrant que ce sont justement les présidents et les responsables de la tradition des réunions qui doivent entrer en action dans les entreprises.

Au cours des dernières années, nous avons aidé de très nombreux clients à faire des réunions sans papier. Nous voyons que l’initiative vient grosso modo de deux directions. Il y a d’une part les secrétariats qui en ont marre des copies infinies et de la composition des fardes de réunion. D’autre part, la question fut posée par les détenteurs de tablettes qui se demandaient si on ne pouvait pas tenir une réunion plus facilement avec celles-ci.
Il faut remarquer que les présidents prennent très rarement l’initiative. C’est dommage, ils n’en profitent pas et n’en font pas profiter leur organisation. Nous sommes vraiment convaincus que le temps est venu pour les présidents d’en tirer réellement profit. Pourquoi ? Je vous donne quelques raisons.

«Nous le faisons déjà» Non!

Pour un bon concept, il importe tout d’abord de savoir ce que nous entendons par réunion sans papier. Les gens nous disent assez : «une réunion sans papier, nous le faisons déjà. Nous envoyons les pièces par email et nous faisons un PV sur ordinateur portable.» Ou ils disent : «Tous les documents se trouvent dans une farde centrale Sharepoint.»

C’est certainement bien, mais en ce qui nous concerne, une réunion sans papier va bien plus loin. Par réunion sans papier, nous entendons un système intégré pour prise de décision. A nos yeux, une réunion est un instrument pour prendre des décisions. De ce fait, l’association entre temps et lieu ne va plus de soi.

Contrôle des résultats

Nous faisons une réunion en étant éloigné les uns des autres? Quelle en est l’efficacité? Souvent cela peut aller bien mieux lors d’une réunion – nous en parlerons ultérieurement – mais le suivi après la réunion est un problème non moins important. Combien de décisions n’a-t-on pas prises qui n’ont pas été exécutées ou qui l’ont été à moitié ? De nombreuses décisions disparaissent certainement des radars si leur exécution exige beaucoup de temps. Si deux ou trois réunions se sont tenues depuis qu’une décision a été prise, beaucoup de gens ne savent plus qu’elle a été prise. Que dire alors si plusieurs mois se sont écoulés.

La conséquence des décisions non exécutées est naturellement grande, on ne prend pas des décisions pour rien. Mais en dehors du contenu de la décision, que signifie pour vous le terme « réunion » ? Cela signifie en tout cas que le temps consacré pour prendre cette décision est du temps perdu. Et jusqu’à un certain point, cela vaut aussi pour la préparation des participants à la réunion.
C’est justement ici que la réunion sans papier peut permettre au président d’avoir bien plus de contrôle sur les résultats de la réunion. A la question de savoir si les décisions et les actions ont été véritablement exécutées, une solution de réunion sans papier vous offre un aperçu des décisions et des actions pour que vous connaissiez rapidement les résultats.

Davantage de contrôle pendant la réunion

Le comportement devient mesurable. C’est une tendance incontestable dans notre société. Nous parlons de quantified self, car les gens contrôlent en permanence leur comportement à l’aide d’applis. Un Smartphone a un podomètre intégré. Le téléphone enregistre au quotidien vos allées et venues. Avant que vous ne le sachiez, vous avez constitué une banque de données riche sur votre comportement pendant une période plus longue. Un comportement que l’on peut analyser et à partir duquel on tire des informations de gestion.
C’est pareil pour la réunion sans papier. Cela automatise non seulement le processus qui vous occupe à ce moment-là, mais cela constitue aussi une superbe base de données sur votre comportement (collectif) de réunion. Un comportement qui peut être analysé et duquel on peut tirer des leçons.

Contrôle avant la réunion

Jusqu’à présent, une réunion commençait au moment où tous les participants se retrouvaient à l’heure et au lieu convenu à l’avance. Une réunion était donc figée. Avec l’apparition de la réunion sans papier, une plus grande dynamique est apparue. On peut modifier un ordre du jour jusqu’au tout dernier moment. On peut ajouter des nouvelles informations jusqu’au dernier moment. Les participants peuvent partager électroniquement des annotations ou des questions qu’ils ont sur des pièces, entre eux, avec le président et même avec l’organisation. Les confusions qui apparaissaient autrefois lors de la réunion peuvent à présent être abordées avant la réunion. On peut aussi supprimer des points entiers de l’ordre du jour ou les reporter à une réunion ultérieure. Tout cela parce qu’il y a un aperçu plus rapide des informations et des besoins en information.

Influence du président

S’il y a une personne qui influe sur la qualité de la prise de décision, c’est le président. D’où mon plaidoyer pour les présidents afin qu’ils puissent également user de leur influence. Trop souvent, la réunion sans papier ou la réunion digitale est un truc de secrétariat, ou de fous de gadgets. Mais si vous voulez vraiment parvenir à une amélioration de votre réunion et donc de votre prise de décision, vous avez un rôle central en tant que président.

Nous recherchons des concepteurs

Nous souhaitons développer de nouveaux outils qui améliorent la qualité de la prise de décision dans les réunions. Nous avons la conviction que l’analyse des big data peut nous y aider. Nous cherchons des présidents concernés qui souhaitent mener une réflexion sur ces développements. Contactez-moi si vous voulez vous joindre à nous!